学院各部门：

根据《哈尔滨理工大学档案管理办法》、《哈尔滨理工大学归档文件材料部门立卷（件）制度》规定及要求，为确保学院在发展建设过程中形成的各类档案材料齐全完整、及时归档，请各部门务必按照要求做好自建院以来至2015年12月31日文件材料的归档工作。

一、移交范围

各部门要按照档案材料的归档范围（附件1）在规定完成期限内向档案室移交材料。

二、相关要求

1.各部门领导高度重视，督促、指导本部门的档案员认真做好各类档案的收集、整理、归档等各项工作，确保本部门工作形成的档案材料归档齐全、完整、规范、及时。

2.附件1中按照一级类目给出了档案的归档范围，各部门应按照本部门所涉及的业务范围进行归档，不要有遗漏。

3.请各部门对照“声像材料的归档范围”，将涉及全院性质的或者具有重大意义等的各类活动的声像资料一并归档，声像资料须有必要的文字说明。

4.有实物档案的，比如获奖证书、奖杯以及纪念品等请填写移交目录，同必要的文字说明一并移交。

5.教学部门对照归档范围将所涉及的档案移交至各所属职能部门。

6.移交前，各部门档案员要按照《归档文件材料部门立卷（件）制度》要求，依据档案资料的形成规律、年度，对档案材料系统整理组卷，编制页号（铅笔标识）或者件号，制作卷内目录，到档案室现场装盒。移交时必须填写《移交目录表》（附件2，一式两份，交接双方各执一份），交接双方当面检查验收，经核对无误后，方可办理交接手续。

7.具体事宜可与学院档案室联系。

联系人：霍老师 韩老师 联系电话：7592873

各部门档案移交时间安排：

附件1：档案材料的归档范围点击下载文件

附件2：移交目录表 点击下载文件

附件3：哈尔滨理工大学档案管理办法点击下载文件

学院办公室 档案室

2016年3月29日