学院各部门：
根据《哈尔滨理工大学档案管理办法》、《哈尔滨理工大学归档文件材料部门立卷（件）制度》规定及要求，为确保学院在发展建设过程中形成的各类档案材料齐全完整、及时归档，请各部门务必按照要求做好2017年度文件材料的归档工作。
一、归档范围
本次归档的范围是：各部门截止到2017年12月31日在办学过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，以及2017年度及以前年度竣工的基建档案。具体参照《荣成学院各部门档案归档范围和保存期限》（附件1），各部门应按照本部门所涉及的业务范围进行归档，不要有遗漏。
二、相关要求
1.各部门档案员完成本部门各类资料的收集工作，并对所收集的资料进行初步整理进行预立卷:按归档范围中给出的类别、按时间顺序排列，剔除重份、复印件、核对是否为最终稿、是否有领导签字与印章等。
2.各部门领导高度重视，督促、指导本部门的档案员认真做好各类档案的收集、整理、归档等各项工作，并对档案资料进行鉴定：是否齐全、完整、准确，如不全面应组织人员加以完善补充。
3.部分类别档案归档要求
1）文书档案：各部门兼职档案员请将本部门收集、整理的2017年产生的具有长期保存及使用价值的文件材料（含：移交目录、档案实体、电子文件）归档、分类立卷。归档的文件材料必须完整齐全，保持其原始性（原件），用纸、用笔符合规范要求。每份文件的正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件均应收齐一并归档。本单位形成的文件，必须加盖公章移交归档。纸张大小一般采用A4纸，书写要用碳素墨水或激光打印，禁止用铅笔、圆珠笔和彩笔。
2）基建档案：基建项目档案材料以专题性、成套性为原则，在工程竣工后，由基建部门立卷，在项目完成通过鉴定验收后3个月内将档案向学院档案室移交，并在两年内将档案实体向档案室移交。
3）科研档案：科研档案材料以专题性、成套性为原则，由科研部门立卷，研究课题材料在鉴定验收后2个月内由科研产业办向档案室移交。
4）设备档案：应在验收完毕后立即归档。
5）实物档案：要加强实物档案的收集、整理工作，实物档案包含：失效印章；荣获省部级以上奖励的证书、奖状、奖牌、锦旗原件（科研项目由科研产业办搜集归档，教学奖励由教务部收集归档，其余由各部门自行归档）；专利证书、新品种审定证书的收集和归档（由科研产业办统一搜集归档）；其余各类实物档案，由各单位自行归档。实物档案移交时需填写移交目录，同必要的文字说明一并移交。
6）声像档案：请各部门对照“声像材料的归档范围”，将涉及全院性质的或者具有重大意义等的各类活动的声像资料（照片、影片、唱片、录音带、录像等）一并归档，声像资料须有必要的文字说明。同时，重点加强2016年大事记、会议以及党政机关在对外交流、专项活动中形成的文件材料、照片、录音录像、光盘等电子载体材料的归档。
4.关于各系部档案的归档（教学部门）：
1）凡形成的属于相关职能部门归档的资料由职能部门收集：如校园文化节、重大活动等资料归口学工部（团委）归档；毕业生专场招聘会归口招生就业办公室；教学常规检查、专项检查、教学进度、考试安排、精品课程、教学成果奖、教改项目等归口教务部；学院各类重大活动、来出访和会议等声像资料归口组织人事部等。
2）学术会议、系部自编年鉴、系志、大事记、机构沿革、统计报表由各系部自行归档。
3）系部会议纪录、会议纪要、文件自行存档。
4）归档的文件材料必须完整齐全，保持其原始性（原件），用纸、用笔符合规范要求。
三、注意事项
1.移交前，各部门档案员要按照《归档文件材料部门立卷（件）制度》要求，依据档案资料的保管期限、形成规律和年度等，对档案材料系统整理组卷，编制页号，填写《移交目录表》（附件2，一式两份，交接双方各执一份），并按要求签字盖章。交接双方当面检查验收，经核对无误后，方可办理交接手续。
2.各部门移交档案材料，要原件内容唯一，齐全完整，如有缺件的要附有详细的情况说明，由本部门领导签字并加盖公章。
3.尚未完成自建院至2016年度各类档案材料归档的要积极补齐，一并归档。因故不能及时归档的，出具不能按时归档《情况说明》（附件3），分管院领导和部门领导签字并盖公章后报档案室存档备案。
4.各部门需在6月30日之前完成档案移交工作。
5.具体事宜可与学院档案室（图书馆407室）联系。
联系人：韩老师 程老师 联系电话：7592873
附件1：荣成学院各部门档案归档范围和保存期限
附件2：移交目录表
附件3：情况说明
人事办公室
档案室
2018年4月26日
附件【附件2 移交目录表（A4）.xls】已下载
附件【附件3 情况说明.docx】已下载