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关于做好2017年度档案归档工作的通知
2018年04月26日 孙艳华  审核人:   (点击:)

学院各部门:

根据《哈尔滨理工大学档案管理办法》、《哈尔滨理工大学归档文件材料部门立卷(件)制度》规定及要求,为确保学院在发展建设过程中形成的各类档案材料齐全完整、及时归档,请各部门务必按照要求做好2017年度文件材料的归档工作。

一、归档范围

本次归档的范围是:各部门截止到2017年12月31日在办学过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料,以及2017年度及以前年度竣工的基建档案。具体参照《荣成学院各部门档案归档范围和保存期限》(附件1),各部门应按照本部门所涉及的业务范围进行归档,不要有遗漏。

二、相关要求

1.各部门档案员完成本部门各类资料的收集工作,并对所收集的资料进行初步整理进行预立卷:按归档范围中给出的类别、按时间顺序排列,剔除重份、复印件、核对是否为最终稿、是否有领导签字与印章等。

2.各部门领导高度重视,督促、指导本部门的档案员认真做好各类档案的收集、整理、归档等各项工作,并对档案资料进行鉴定:是否齐全、完整、准确,如不全面应组织人员加以完善补充。

3.部分类别档案归档要求

1)文书档案:各部门兼职档案员请将本部门收集、整理的2017年产生的具有长期保存及使用价值的文件材料(含:移交目录、档案实体、电子文件)归档、分类立卷。归档的文件材料必须完整齐全,保持其原始性(原件),用纸、用笔符合规范要求。每份文件的正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件均应收齐一并归档。本单位形成的文件,必须加盖公章移交归档。纸张大小一般采用A4纸,书写要用碳素墨水或激光打印,禁止用铅笔、圆珠笔和彩笔。

2)基建档案:基建项目档案材料以专题性、成套性为原则,在工程竣工后,由基建部门立卷,在项目完成通过鉴定验收后3个月内将档案向学院档案室移交,并在两年内将档案实体向档案室移交。

3)科研档案:科研档案材料以专题性、成套性为原则,由科研部门立卷,研究课题材料在鉴定验收后2个月内由科研产业办向档案室移交。

4)设备档案:应在验收完毕后立即归档。

5)实物档案:要加强实物档案的收集、整理工作,实物档案包含:失效印章;荣获省部级以上奖励的证书、奖状、奖牌、锦旗原件(科研项目由科研产业办搜集归档,教学奖励由教务部收集归档,其余由各部门自行归档);专利证书、新品种审定证书的收集和归档(由科研产业办统一搜集归档);其余各类实物档案,由各单位自行归档。实物档案移交时需填写移交目录,同必要的文字说明一并移交。

6)声像档案:请各部门对照“声像材料的归档范围”,将涉及全院性质的或者具有重大意义等的各类活动的声像资料(照片、影片、唱片、录音带、录像等)一并归档,声像资料须有必要的文字说明。同时,重点加强2016年大事记、会议以及党政机关在对外交流、专项活动中形成的文件材料、照片、录音录像、光盘等电子载体材料的归档。

4.关于各系部档案的归档(教学部门):

1)凡形成的属于相关职能部门归档的资料由职能部门收集:如校园文化节、重大活动等资料归口学工部(团委)归档;毕业生专场招聘会归口招生就业办公室;教学常规检查、专项检查、教学进度、考试安排、精品课程、教学成果奖、教改项目等归口教务部;学院各类重大活动、来出访和会议等声像资料归口组织人事部等。

2)学术会议、系部自编年鉴、系志、大事记、机构沿革、统计报表由各系部自行归档。

3)系部会议纪录、会议纪要、文件自行存档。

4)归档的文件材料必须完整齐全,保持其原始性(原件),用纸、用笔符合规范要求。

三、注意事项

1.移交前,各部门档案员要按照《归档文件材料部门立卷(件)制度》要求,依据档案资料的保管期限、形成规律和年度等,对档案材料系统整理组卷,编制页号,填写《移交目录表》(附件2,一式两份,交接双方各执一份),并按要求签字盖章。交接双方当面检查验收,经核对无误后,方可办理交接手续。

2.各部门移交档案材料,要原件内容唯一,齐全完整,如有缺件的要附有详细的情况说明,由本部门领导签字并加盖公章。

3.尚未完成自建院至2016年度各类档案材料归档的要积极补齐,一并归档。因故不能及时归档的,出具不能按时归档《情况说明》(附件3),分管院领导和部门领导签字并盖公章后报档案室存档备案。

4.各部门需在6月30日之前完成档案移交工作。

5.具体事宜可与学院档案室(图书馆407室)联系。

联系人:韩老师 程老师 联系电话:7592873

附件1:荣成学院各部门档案归档范围和保存期限

附件2:移交目录表

附件3:情况说明

人事办公室

档案室

2018年4月26日

附件【附件1 荣成学院各部门档案归档范围和保存期限.docx已下载
附件【附件2 移交目录表(A4).xls已下载
附件【附件3 情况说明.docx已下载

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