为进一步加强学院民主建设，完善各项管理制度，使学院民主管理程序化、制度化，统一思想，凝聚共识，荣成学院按照学校的统一部署，依据学校《关于召开哈尔滨理工大学二级单位教职工代表大会（职工大会）的通知》精神，拟定于2019年6月初召开哈尔滨理工大学荣成学院第一届教职工代表大会。
5月14日上午9：00，荣成学院第一届教代会筹备组全体成员于办公楼第一会议室召开筹备会，学校工会主席兼荣成学院院长徐向晨、学院党委书记刘云峰、副院长张桂华、学院党委副书记兼副院长王坤参加会议，特邀哈尔滨理工大学工会副主席廖景明和哈尔滨理工大学工会曹茂昌到会给予工作指导。
会上，学院党委副书记兼副院长王坤首先从成立领导小组和确定日程安排等方面进行了教代会筹备工作的汇报，对当前各项工作准备情况进行了总结梳理。随后，廖景明副主席和曹茂昌老师分别为各筹备工作组进行指导答疑，其中重点解答了材料组提出的总结材料所涵盖的时间跨度问题；提案组提出的关于提案具体流程的问题；选举组提出的关于选举方法、执行委员会人员组成和选举名单的问题；宣传组提出的关于宣传重点和尺度把控的问题；会务组提出的关于时间节点和证件桌牌的制作问题五大项工作。
学校工会主席兼荣成学院院长徐向晨表示，首先，荣成学院方方面面已取得一定成绩，但是民主监督方面还相对薄弱，学院的管理和政治生态需要进一步提升层次；其次，荣成学院第一届教职工代表大会是学院发展史上的一件大事，是要从思想上高度重视，每位教职工都应尽心、尽职、尽责，做到脑勤、手勤、脚勤，确保教代会万无一失；再次，徐院长指出大家应当总结过去，展望未来，把教职工关心的问题和切身利益落实好，体现荣成学院更规范、更科学的民主治校理念。最后，徐院长对廖景明和曹茂昌两位老师的工作指导表示感谢。
学院党委书记刘云峰强调，教代会筹备工作领导小组一定要集中精神、统一思想，抓紧推进和落实好教代会筹备工作，保证荣成学院第一届教代会达到立足高标准、程序无缺失、内容充实稳妥三方面要求。
张桂华副院长首先对廖景明和曹茂昌两位老师给予的详细指导表示感谢，她表示，荣成学院第一次召开教代会，很多方面可能会有疏漏，两位老师的指导极大地保障了教代会的顺利召开；其次，张院长强调学院教代会筹备工作应当进入倒计时，采用倒推的方式划定每阶段完成任务的期限量，保证教代会紧锣密鼓得顺利召开。
会议现场